Entre résidents d’un immeuble, d’une résidence ou d’une copropriété, il n’est pas toujours évident de se relayer pour l’entretien des parties communes. Surtout, si la résidence ou le bâtiment est vaste. Pourtant, le nettoyage de ces parties revêt une importance capitale pour l’hygiène, la propreté, la sécurité et le confort de ces lieux. Il devient donc indispensable de recourir à un contrat de nettoyage et d’entretien des parties communes.
Qu’est-ce qu’un contrat d’entretien ?
Le nettoyage et l’entretien des parties communes d’une résidence ou d’un immeuble de taille importante sont généralement confiés à une société extérieure spécialisée dans ce domaine. Pour recourir à ce type de prestation, les habitants de la copropriété signent ce que l’on appelle un contrat d’entretien.
À quoi sert un tel contrat ?
Ce document a pour rôle de définir les besoins de la copropriété. Il décrit de manière précise les missions du prestataire. La fréquence et les horaires de l’intervention y seront également mentionnés. Notons que seules les parties communes de la copropriété seront concernées par ledit contrat.
Les parties communes d’un bâtiment en copropriété sont d’ailleurs définies par l’article 3 de la loi du 10 juillet 1965. Il s’agit alors du sol, des cours des parcs et des jardins et des voies d’accès. En plus de cela, il y a aussi les gros œuvres des bâtiments, les éléments d’équipement commun et les canalisations (même si celles-ci traversent les parties privatives). Enfin, il y a également les coffres, gaines et têtes de cheminées, les locaux de services communs ainsi que les passages et corridors.
Qui sera l’interlocuteur ?
La question de l’entretien et de nettoyage d’une copropriété se discute pendant une assemblée générale. Le choix du prestataire y sera voté si nécessaire. Toutefois, il n’est pas nécessaire que tous les occupants soient en contact avec ce dernier. Ce sera au syndic de la copropriété de représenter les intérêts de l’ensemble des habitants. Il sera l’interlocuteur désigné dans le contrat d’entretien en qualité de « CLIENT ».
Que contient ce contrat ?
Afin d’éviter d’éventuels litiges, le contrat devra contenir certaines informations. Parmi elles, il sera mentionné tous les éléments appartenant à la « partie commune ».
L’objet du contrat d’entretien étant le nettoyage des parties communes à tous les copropriétaires de la résidence, il faudra donc les préciser conformément à l’article 3 de la loi en date du 10 juillet 1965. Cette dernière stipule que les parties communes sont les endroits de la résidence qui sont “affectés à l’usage ou à l’utilité de tous les copropriétaires ou de plusieurs d’entre eux”. Et cela, à l’opposé des parties à usage individuel d’un copropriétaire. Ces derniers ne peuvent donc pas être concernés ou considérés comme parties communes. Les parties privées de la copropriété se retrouvent de fait, en dehors du champ d’application du contrat d’entretien.
Les parties considérées communes sont :
- Le sol, les parcs et jardins, les cours, les voies d’accès ;
- Le gros œuvre de l’immeuble et les éléments d’équipement commun ;
- Les canalisations, les coffres, les locaux des services communs, les corridors et passages.
Le contrat définit la fréquence de nettoyage souhaitée par le contractant. Un calendrier d’intervention y sera établi ainsi qu’un cahier des charges précis. Pour la sécurité du prestataire et des habitants, il est mentionné les moyens de prévention des risques. Il ne faudra pas également oublier d’inscrire le prix détaillé de chaque prestation avec les différents modes de paiement. Les modalités de résiliation dudit contrat ne doivent pas être omises. Cela marche comme les contrats d’entretien pour les entreprise de nettoyage de bureaux.
Notons que de nombreux exemplaires de contrat de nettoyage et d’entretien des parties communes sont disponibles sur la toile. Certains sont téléchargeables gratuitement. Une fois que les conditions sont validées par les ayants droit, il suffira de les remplir et de les soumettre à la signature des différentes parties.
Comment se passent les paiements ?
Confier le nettoyage des parties communes d’une copropriété à une entreprise de nettoyage externe permet d’avoir une facture détaillée des travaux effectués. Cela revêt une importance capitale au moment où les copropriétaires de la résidence se partageront les notes de frais communes. Lorsque le nettoyage des parties communes est confié à un prestataire externe, le paiement de ce dernier sera effectué par le syndic. Ce dernier se chargera de répartir le montant à payer par les copropriétaires ou les locataires concernant les charges communes. Cela se fera selon les chartes liant les ayants droit.
Notons qu’on entend par charge commune, le nettoyage de la résidence et du stationnement, l’entretien des espaces verts et la désinfection des poubelles. Cela concerne donc tous les résidents, qu’ils soient copropriétaires ou locataires.
Comment vérifier la conformité du travail ?
Une fois confiée à un prestataire, la bonne réalisation des travaux d’entretien et de nettoyage doit être suivie de manière ponctuelle. Pour ce faire, le syndic fera un état des lieux avant et après chaque intervention. En sa qualité d’interlocuteur, ce dernier pourra faire les remarques nécessaires en cas de carence vis-à-vis du cahier des charges mentionné dans le contrat d’entretien.
Les travaux qui devront être inscrits dans le cahier des charges sont :
- Le nettoyage des murs, sols et vitres ;
- Le brossage des tapis d’entrée ;
- Le nettoyage humide des boîtes aux lettres, des interrupteurs et des platines interphones.
- L’élimination des toiles d’araignées ;
- Le changement des ampoules grillées.
Que faire si la qualité de la prestation n’est pas satisfaisante ?
Au cas où les copropriétaires ou les habitants des logements se retrouveraient insatisfaits de la qualité du travail du prestataire extérieur, ils devront s’adresser au syndic. Ce dernier étant l’intermédiaire désigné, il aura la charge de rappeler au prestataire les manquements aux conditions du contrat qui a été signé. Il en sera de même pour la fréquence d’intervention, si le prestataire extérieur n’effectue pas son travail au rythme convenu.
Dans un souci de traçabilité, il ne faut pas se contenter de faire cela de manière verbale. Les remarques doivent être envoyées à travers une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic de la copropriété.
Afin d’appuyer toutes doléances, il serait conseillé d’apporter une ou plusieurs preuves de l’insuffisance de la qualité de la prestation. Pour ce faire, le ou les plaignants pourront y ajouter des photos ou un témoignage signé par des habitants, etc.
